Aprenda de los Juegos Olímpicos Cómo organizar sus eventos: - Planificación de logística de eventos

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Con los Juegos Olímpicos de Invierno en Torino en marcha, a tiempo y por encima del presupuesto, se siente como un buen momento para tomarse un minuto y ver las lecciones que los Juegos Olímpicos tienen que enseñarnos sobre la gestión de eventos. Para ser justos, los Juegos Olímpicos son un conjunto masivo de grupos con múltiples sedes que organizan eventos simultáneos con visitantes de todo el mundo. Para empeorar las cosas, solo puedes hacerlo una vez, te preparas para los años previos, cuando llega, intentas lo mejor que puedes para controlar el caos por solo 2 semanas sin parar y luego, en un abrir y cerrar de ojos Ojo, se acabó. Si bien existe la posibilidad de que sus hijos o nietos participen en la organización de los Juegos nuevamente, para la mayoría de las personas involucradas no habrá la próxima vez.

Todavía es demasiado pronto para observar de cerca lo que ha funcionado y lo que no ha funcionado en los Juegos de Invierno de Torino. No será hasta que todo el humo se haya despejado que sabrán cómo fue el evento realmente. Sin embargo, tuve la suerte de participar en los Juegos de Invierno de Salt Lake (2002) cuando era estudiante universitario en Provo, UT. Esos Juegos Olímpicos ya tienen cuatro años y el tiempo nos ha dado una gran perspectiva para extraer algunas lecciones valiosas de ellos y la forma en que se manejaron.

Para aprender, saltemos el escándalo de la candidatura olímpica y veamos las cosas que se hicieron bien para esos juegos.

Comencemos con la logística en esta parte de nuestra serie: la I-15 se estaba construyendo durante años antes de que se celebraran los Juegos Olímpicos, pero lo más importante es que alguien había pensado claramente en las rutas más populares a los lugares y a dónde iría la gente. las sedes. Las carreteras se modificaron para adaptarse al aumento del tráfico y los lugares se diseñaron teniendo en cuenta a los aficionados. Pasé la mayor parte de mi tiempo durante los Juegos Olímpicos de 2002 en Soldier Hollow, el lugar de esquí de fondo y biatlón. Se podría decir que se invirtió tiempo en diseñar el lugar de tal manera que los fanáticos tuvieran el mayor acceso al curso y que fuera un gran campo para los atletas que compiten. Muchas veces este es un detalle que se pasa por alto para eventos más pequeños. El lugar estará decorado de manera que se vea bien, a menudo a expensas de la funcionalidad.

También es importante tomarse el tiempo para pensar cómo las personas van a llegar y a abandonar su evento. Busque cosas que puedan dificultar la asistencia de las personas e intente manejar esos problemas con anticipación. Estuve involucrado en un evento donde una vez hubo construcción en la ruta principal. Como la ubicación era vagamente familiar para la mayoría de las personas que asistían, enviamos volantes advirtiendo a las personas sobre la construcción y aconsejándoles de rutas alternativas que estaban disponibles. Imprimir pequeños mapas en la parte posterior de sus boletos también es una excelente manera de ayudar a las personas a llegar a su evento.

El objetivo es hacer que sea lo más fácil posible para las personas 1) llegar a su evento y 2) hacer lo que usted quiere que hagan cuando lleguen.

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